Projektmanagement

Projektmanagement

Optimierung von Geschäftsprozessen

Prozesse sind „das Fundament“ eines jeden Unternehmens. Bildlich gesprochen: Ohne ein solides Fundament, beginnt das darauf gebaute Haus spätestens bei Etage 3 zu Wanken.

Das digitale Zeitalter verlangt nach einer Transformation des Unternehmensdesigns und ein nachhaltiges Prozessmanagement, um die Effizienz und Leistung von Geschäftsprozessen zu verbessern.

In der Literatur werden drei generelle Sichtweisen unterschieden:

·die Sicht der IT (für schnellere Prozesse),

·die Sicht des Qualitätsmanagements (Verbesserung bestimmter Aspekte DIN EN ISO 9000:2015.11; Abschn. 3.4.1),

·die Sicht auf die Organisation als Ganzes (funktionsübergreifende Zusammenarbeit in Hinblick auf den Kunden)

Ein allgemeiner Ablauf für die Prozessoptimierung beinhaltet in der Regel folgende Komponenten:

1. Bedarfsanalyse: Erfassung und Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse. Identifizierung von Schwachstellen, Engpässen und ineffizienten Abläufen.

2. Zieldefinition: Gemeinsame Festlegung von klaren Zielen und Kennzahlen für die Prozessoptimierung. Definieren, was durch die Optimierung erreicht werden soll.

3. Datenerfassung und -analyse: Sammlung von relevanten Daten zu den bestehenden Prozessen. Analyse der Daten, um Muster und Trends zu identifizieren.

4. Stakeholder-Workshops: Einbindung der relevanten Stakeholder in Workshops, um deren Perspektiven und Anforderungen zu verstehen. Dies kann helfen, die Akzeptanz für Veränderungen zu fördern.

5. Prozessdesign: Entwicklung von verbesserten Prozessmodellen, die die identifizierten Schwachstellen berücksichtigen. Integration von Automatisierungstechnologien, wenn dies sinnvoll ist.

6. Implementierung: Schrittweise Einführung der neuen Prozesse und Technologien. Schulung der Mitarbeiter und Bereitstellung von Ressourcen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

7. Überwachung und Kontrolle: Implementierung von Monitoringsystemen, um die Leistung der optimierten Prozesse zu überwachen. Kontinuierliche Überprüfung der Zielerreichung und Anpassung bei Bedarf.

8. Qualitätssicherung: Implementierung von Qualitätskontrollen, um sicherzustellen, dass die optimierten Prozesse den definierten Standards entsprechen.

9. Schulung und Weiterbildung: Bereitstellung von Schulungen und Schulungsmaterialien, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die neuen Prozesse verstehen und effektiv umsetzen können.

10. Feedback und kontinuierliche Verbesserung: Sammlung von Feedback von Mitarbeitern und Stakeholdern. Nutzung dieses Feedbacks für weitere Optimierungen und kontinuierliche Verbesserungen der Prozesse.

11. Dokumentation: Aktualisierung von Prozessdokumentationen und Erstellung von Handbüchern, um sicherzustellen, dass die optimierten Abläufe transparent und nachvollziehbar sind.

12. Abschlussbewertung: Bewertung der erreichten Verbesserungen im Vergleich zu den definierten Zielen. Dokumentation von Erfolgen und gegebenenfalls Anpassung der Strategie für zukünftige Optimierungsprojekte.

Die Prozessoptimierung ist ein fortlaufender Prozess.

Unternehmen sollten sich kontinuierlich darauf konzentrieren, ihre Geschäftsprozesse zu überwachen und zu verbessern, um den sich ändernden Anforderungen an ein Unternehmen gerecht zu werden.

Quellen: Harmon 2015; Schmelzer & Sesselmann 2020; Glitsch 2023