Verfahrensdokumentation

Ist Ihnen bewusst, dass die Verfahrensdokumentation (kurz: VD) für jedes Unternehmen verpflichtend ist?

Wir unterstützen Sie bei der Einführung, Erstellung oder Erweiterung Ihrer bereits bestehenden VD, so können Sie sich auf Ihre Tätigkeit konzentrieren und erfüllen trotzdem Ihre Pflichten.

Was ist eine VD?

VD ist aus betrieblicher Sicht ein „Handbuch innerbetrieblicher Abläufe“. Es handelt sich um eine Vorgabe der Finanzverwaltung im Rahmen der GoBD.

GoBD -> Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie um Datenzugriff. Buchungen und Aufzeichnungen müssen 1) nachvollziehbar und nachprüfbar (§238 abs. 1 HGB, § 145 Abs. 1 AO) und 2) vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet (§239 Abs. 2 HGB, § 146 Abs. 1 AO) sein.

Wozu benötige ich eine VD?

Eine VD ist ein sinnvolles Instrument, um innerbetriebliche Abläufe darzustellen. Sie dient der Information und Transparenz und bietet Möglichkeiten zur Optimierung von Unternehmensprozessen. Hierdurch werden z. B. Verantwortungen festgelegt. Abläufe werden z.B. für Mitarbeitende und Dritte (z.B. Banken und Betriebsprüfer) nachvollziehbar dargestellt. Daten werden historisiert (z. B. Abkürzungen festlegen, Änderungen unterbinden, Datenverluste vermeiden usw.)

Anforderungen an eine VD?

Es gibt momentan keine konkreten Anforderungen an eine VD. Jedoch müssen die GoBD als Vorlage beachtet werden.

Wer braucht eine VD?

Jeder Unternehmer benötigt eine VD, egal ob er eine Bilanz oder auch nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (kurz: EÜR) erstellen muss.

Ausnahme: Kleinunternehmen bis 17.500 Euro Jahresumsatz nicht, Verhältnismäßigkeit muss gewahrt sein (Update der GoBD 2019)

Praxisbeispiel

Muster-VD zum ersetzenden Scannen

VD ist Voraussetzung für die Vernichtung der Belege / papierloses Büro

Prozessschritte

-Auswahl der Dokumente

-Zeitpunkt des Scanvorgangs (sofort nach Posteingangsstempel)

-Beschreibung des Scanvorgangs

-Sichere Archivierung

-VD erstellen

-Kontrollen

-Unterstützung durch Software sinnvoll

Grenzen

-Nur für Papiervorgänge

-Keine umfassende Bewertung zur Aufzeichnungs-, aufbewahrungs- und Löschungspflicht

-Keine Berücksichtigung der DSGVO

-Keine abschließende technische Beschreibung

-Keine Zertifizierung/Auskunft durch FA